La banca dati telematica dei DPO

A partire dal 25 maggio 2018, il nuovo Regolamento europeo sulla privacy (GDPR) diventerà operativo ed esso introdurrà una nuova figura: il Responsabile della protezione dei dati (Dpo). La SI-IES sta seguendo da tempo l’argomento e con questo articolo si vuole parlare di un’importante novità: la banca dati dei responsabili per la protezione dei dati (Dpo). In settimana, infatti, partirà la procedura telematica che consente ai titolari e ai responsabili del trattamento di comunicare al Garante la designazione della nuova figura della privacy. La comunicazione della nomina del Dpo al Garante poteva già essere effettuata prima di oggi. L’Autorità guidata da Antonello Soro aveva, infatti, predisposto un modulo per l’invio cartaceo. Tuttavia le duecento lettere arrivate finora attraverso tale modalità hanno spinto alla creazione di una procedura telematica. Il nuovo modulo si compone di quattro sezioni:

  • nella prima sezione vanno inserite le coordinate di effettua la comunicazione;
  • nella seconda vanno indicati i dati del titolare o del responsabile del trattamento;
  • la terza riguarda i gruppi imprenditoriali;
  • nella quarta sezione si trova lo spazio riservato ai dati del responsabile della protezione dei dati, ovviamente Dpo.

Il modulo andrà compilato online accedendovi attraverso il sito del Garante (www.garanteprivacy.it). Una volta inserite tutte le informazioni, si riceverà una mail con allegato un file. Quest’ultimo dovrà essere sottoscritto con firma digitale qualificata e spedito entro 48 ore dalla ricezione. Se tutto va a buon fine, chi ha effettuato la comunicazione riceverà il numero di protocollo della pratica. Anche il titolare (o il responsabile del trattamento) e il Dpo saranno informati dell’esito dell’operazione attraverso l’indirizzo di posta elettronica certificata indicato nella comunicazione al Garante.

L’obbligo di informare l’Autorità circa la designazione del Dpo scatta nel momento in cui si effettua la nomina. Dunque, quanti hanno già indicato, o si preparano a farlo nei prossimi giorni, il nome del responsabile della protezione dei dati, devono essere consapevoli che il 25 maggio dovranno essere in regola anche con la comunicazione al Garante.

La procedura telematica permetterà all’Autorità di organizzare e gestire l’elenco nazionale dei Dpo. Una banca dati che ha diversi scopi, a cominciare dalla possibilità di poter contattare in modo rapido i responsabili della protezione dei dati, come indicato anche dalle linee guida adottate a tal proposito dal Gruppo (articolo 29, l’organismo che raggruppa i Garanti dei Paesi UE).

Esigenza che è funzionale anche al ruolo del Dpo, il quale deve fungere da tramite tra l’azienda o l’amministrazione in cui lavora e il Garante. Disporre di una mappa nazionale aggiornata di tutti i Dpo consente, infatti, all’Autorità di poterli contattare per inviare documentazione e aggiornamenti o segnalare iniziative. La prima delle quali si svolgerà il 24 maggio a Bologna, dove il Garante incontrerà tutti i Dpo alla vigilia del d-day della privacy. 

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