Il ruolo del sistema informativo ha assunto un peso importante nell’ambito delle grandi aziende sia pubbliche che private ed anche nelle PMI acquisendo sempre maggiore importanza se non addirittura di esclusività rispetto ad altre risorse aziendali. Per fare ciò è necessario conoscere il sistema informativo aziendale partendo dalla definizione del fabbisogno informativo che è la prima fase necessaria per la sua implementazione e che deve essere inteso come identificazione ed analisi di tutte le informazioni necessarie per il buon funzionamento della azienda stessa. Quindi, deve essere ben definito il ruolo del sistema informativo aziendale e nello stesso tempo dovranno essere descritti i percorsi evolutivi del sistema informatico e dei fabbisogni informativi all’interno dell’impresa.
Definire adeguatamente il fabbisogno informativo aziendale si pone indipendentemente dal successivo ed eventuale ricorso dell’assoluzione automatizzata. Tra gli obiettivi principali di un sistema informativo, vi è quello che riguarda il soddisfacimento delle esigenze conoscitive interne ed esterne con la massima efficacia ed efficienza. Sono proprio queste esigenze conoscitive che è necessario individuare a priori in modo da poter poi valutare se, cosa e come automatizzare.
È particolarmente indispensabile, per una azienda tenere conto anche della fattibilità tecnico-economica e quindi dei vincoli che le soluzioni tecniche possano presentare. Secondo me, questa differenza fra fabbisogni informativi e soluzioni tecniche si sta sempre di più affievolendo in quanto, in corrispondenza di un aumento di complessità delle procedure aziendali e delle informazioni richieste, in genere corrisponde anche una evoluzione della tecnologia informatica.
Analizzare i fabbisogni informativi ed i relativi impatti che il sistema informatico ha prodotto sulle attività corrispondenti ai 4 stadi evolutivi del sistema informativo medesimo e cioè a livello amministrativo-contabile, a livello produttivo, a livello direzionale ed infine a quello strategico. Il ruolo del sistema informativo nell’attività amministrativo contabile è una attività che si è modificata nel tempo con l’implementazione di nuove tecnologie. La presenza di nuovi profili amministrativi e la conseguenza di una trasformazione delle tipiche attività svolte dalla funzione amministrativa, trasformazione che le evoluzioni tecnologiche in genere hanno contribuito a generare, aiutandosi anche attraverso una analisi dei criteri di misurazione (KPI) e attraverso l’individuazione di nuovi indicatori.
L’attività produttiva, sempre evidenziando gli impatti che il sistema informatico ha avuto su di essa. In particolare, vi sono i nuovi sistemi informatici che hanno permesso di automatizzare la produzione. In questo caso si fa riferimento a software per la pianificazione del fabbisogno dei materiali, delle lavorazioni e per il controllo delle giacenze. Questa tipologia di software conosciuta come Material Requirement Planning (MRP) esordisce come sistema per assicurare che sufficiente quantità di materia prima fosse disponibile quando necessario nelle varie postazioni produttive. I sistemi informativi gestionali integrati (ERP) ossia assoluzioni applicative concepite in maniera tale da integrare su base aziendale i relativi processi operativi ed amministrativi che regolano lo svolgersi delle varie attività aziendali riconducendo in un unico schema logico i flussi di informazione che accompagnano le transazioni operative che si sono originate in diverse aree funzionali. Questi sistemi sono nelle condizioni di rispondere in maniera efficace ed efficiente alle esigenze ed alle aspettative del Management.
Sono utili ed interessanti gli impatti che l’utilizzo di questi software hanno avuto ed hanno su tutta l’azienda. Le soluzioni informatiche dovranno essere in grado di elaborare dei dati sia interni che esterni a supporto di processi decisionali e strategici. Tutto ciò è possibile in quanto lo sviluppo dei mezzi tecnici che hanno consentito la condivisone ed il trasferimento dell’informazione in tempo reale. È evidente che ciò ha consentito ed eliminato, virtualmente, le distanze e le differenze tra le stesse funzioni di una azienda ma anche fra aziende differenti.
In conclusione, è evidente che in questo modo le aziende ampliano il proprio raggio d’azione oltre i propri confini in una rete distributiva e gestionale integrata attraverso un insieme di strumenti e servizi che permettono la gestione via web delle comuni attività aziendali. Quindi è importante analizzare ed evidenziare gli impatti della tecnologia informatica per mezzo dell’uso del sistema informativo nelle varie attività d’impresa partendo dalle attività tipicamente più operative, fino ad arrivare a quelle di tipo strategico.
