Nell’ambito della Si – I.E.S. abbiamo avuto modo di approfondire la conoscenza legata al Project Management Office, attraverso lo studio di circa 265 pagine concernenti tale argomento. Da tale studio è emerso che per raggiungere gli obiettivi prefissati da un’azienda è necessario dotarsi di una pianificazione strategica articolata che si traduce poi con l’acquisizione di valore da parte dell’azienda stessa.
La figura del cosiddetto PMO, sempre più presente all’interno della realtà aziendale, è considerata come il cuore pulsante del progetto di un’impresa. PMO vuol dire mantenere e garantire degli standard per quanto riguarda la gestione dei progetti e ad esso viene attribuita la funzione di un’unità organizzativa che affianca i capi di un progetto e supervisiona i progetti aziendali, definendo le risorse da impiegare, armonizzando i progetti già esistenti e cercando di migliorarne l’efficacia.
Il futuro viene inteso quindi come pianificare, prevedere, fare, avanzare e controllare cose che, pur non esistendo ancora, daranno sicuramente risultati con il passare del tempo. È necessario pertanto servirsi di uno sforzo della durata complessiva di circa tre anni, nel corso dei quali: un insieme di persone si impegneranno a raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget ben determinato e con un insieme di attività tra loro correlate e interdipendenti. Questi sforzi saranno poi coordinati nel tempo, mentre uno sforzo temporaneo sarà volto alla creazione di un prodotto o di un servizio univoco. I fallimenti dei progetti possono essere causati poi da diversi fattori come: obiettivi poco chiari, l’assenza del Capo Progetto, la mancanza di risorse, di leadership, di un sistema di pianificazione e di controllo e un orientamento decisamente troppo tecnicistico.
Il PMO raggruppa, inoltre, i processi in cinque diverse categorie: Processi di Avvio, di Pianificazione, di Esecuzione, di Monitoraggio e Controllo e di Chiusura. Per definire il Piano Operativo di Progetto (P.O.P.) è necessario descrivere come possono essere effettivamente realizzati gli obiettivi del progetto stesso, tenendo in considerazione le entità delle risorse disponibili, non solo nella quantità ma anche nella tipologia.
Il Piano di Progetto è il risultato del processo di pianificazione, vale a dire le attività da svolgere, e costituisce, al tempo stesso, lo strumento di organizzazione e gestione del ciclo di vita del progetto stesso. L’assunzione del rischio è l’elemento imprescindibile di qualsiasi forma di attività imprenditoriale, lì dove i rischi derivano proprio dal grado di incertezza connessa all’innovazione del progetto. Perciò, è possibile considerare il rischio come l’esposizione di subire perdite economiche e finanziarie per l’azienda, oltre che come un insieme di effetti positivi e negativi. Ci si è concentrati, infine, sull’analisi del termine inglese «Stakeholder», composto dalla parola “Hold” (Custodire) e dalla parola “Stakers” (Picchetti) e che, letteralmente, si traduce con: «Portatore di Interesse», ovvero colui che: partecipa al progetto, incarna un supporto fondamentale, apporta valore ed ha, effettivamente, un ruolo attivo su tutti i progetti nei quali prende parte.
