Un articolo di un esperto in materia, come si suol dire: un addetto ai lavori, secondo lo stile della SI-IES che non condivide annunci “innovativi” che sono praticamente sterili. Il team working coinvolge vari elementi, qui vengono messi in luce tutti gli accorgimenti necessari, relative procedure, vincoli e finalità. L’articolo deve essere motivo di particolare attenzione per le aziende che credono all’innovazione ed in particolare i settori ricadenti sotto le risorse umane e le strategie d’azienda. Buona lettura!
Francesco Chiappetta
Alcune volte si pensa al lavoro di gruppo come a un metodo che sta in piedi e va avanti da solo. Niente di più sbagliato: il rispetto di alcune semplici regole ne condiziona l’efficacia e il successo. Vediamole brevemente.
Le persone che compongono il gruppo sono anzitutto determinanti per fare la vera differenza rispetto al risultato finale. Tutti i partecipanti del team devono trovare una motivazione e un arricchimento nella partecipazione al team stesso, che li sproni a fare del proprio meglio per l’obiettivo comune.
Nella composizione del gruppo ci deve sempre essere un team leader e i partecipanti devono essere scelti tra coloro che hanno le migliori conoscenze riguardo al task affidato, che si completino le une con le altre.
Mettiamo poi nel gruppo chi ne sa nel concreto di quel tema, a prescindere dalla linea gerarchica, dotandolo di tutta l’autonomia per decidere. Persone, meglio se talenti, che devono anche avere:
– il mindset giusto per innovare;
– la curiosità per confrontarsi con gli altri;
– la disponibilità a mettersi in discussione;
– uno spiccato problem solving;
– l’attitudine a fare squadra, a collaborare, ad ascoltare , ad integrare;
– un’attrazione “agonistica” per il risultato comune da raggiungere.
Una volta identificata la persona giusta, comunichiamole correttamente le ragioni dell’ingaggio e i risultati attesi, in modo che la persona si senta motivata nel partecipare.
Il gruppo deve avere infine il numero giusto di persone, non troppe nè “doppioni” di partecipanti dello stesso settore.
Il team così formato deve avere:
– un forte commitment da parte dei manager che lo costituiscono;
– obiettivi concreti, chiari e raggiungibili;
– tempi certi di fine lavoro, con check intermedi e predefiniti con i manager decisori;
– le necessarie “chiavi” per aprire porte ed entrare su temi collaterali.
Sarà utile una riunione di kick-off con i manager “mandanti” in cui venga esplicitato mandato, risultati attesi e tempi, alla presenza di tutto il gruppo di lavoro e degli altri manager – spesso capi dei partecipanti- che su quel task hanno competenza. Una riunione analoga deve poi concludere i lavori, per la necessaria “chiusura del cerchio”, la restituzione dei feedback finali e di decisione sui successivi passi. Sarà anche un momento di celebration per chi ci ha lavorato.
Torniamo al gruppo di lavoro: dopo la riunione introduttiva, quelle di approfondimento dovranno:
– essere programmate nel loro svolgimento, nell’ambito di un piano dei lavori;
– avere sempre un argomento predefinito,in modo che ciascuno arrivi alla riunione preparato;
– chiudersi sempre con la sintesi di quanto deciso, degli output, e del chi fa che cosa;
– selezionare bene i temi su cui concentrarsi, da isolare rispetto a quelli che non servono;
– dedicare il tempo necessario al problem setting
– avere una durata predefinita e limitata nel tempo. Durante gli incontri niente supporti digitali non strettamente necessari allo svolgimento della riunione (smarphone, p.c. ecc.): guardiamoci negli occhi e dialoghiamo. Sarà cura del team leader stabilire poi nel gruppo di lavoro un clima di comunicazione aperta e informale, che faccia sentire ogni partecipante “protagonista” del progetto, libero di dare il proprio contributo senza sentirsi giudicato e nelle condizioni di generare valore. Arriviamo al contributo richiesto. Ciascun membro del team dovrà: – partecipare sempre proattivamente e costruttivamente; – esprimersi sempre in modo sintetico – ascoltare con la massima attenzione gli altri; – cercare il fattore comune tra diverse posizioni: è quello il nocciolo duro da sviluppare; – rispettare gli altri in tutto, a cominciare dall’arrivare puntuali; – prepararsi con accuratezza per fornire un contributo che aggiunga sempre valore – coniugare i proprio impegni quotidiani con quelli del gruppo. L’output finale dovrà essere chiaro e concreto, contenere dei piani di azione per il suo raggiungimento con tempi, responsabilità, costi ed eventuali sviluppi informatici a parte evidenziati. Sarà così naturale sviluppare nel gruppo di lavoro soluzioni innovative, in quanto liberi da pregiudizi, da condizionamenti di sistema (“io ho sempre fatto così”) e da procedure. Vince il coraggio di intraprendere strade nuove basato sulla competenza dei partecipanti. Su task relativi a temi digitali inseriamo poi nel gruppo almeno un facilitatore con competenza specifica e problem solving. Queste regole del gioco sono semplici e magari singolarmente note, ma spesso non praticate. Applicandole tutte insieme si può essere più efficaci, veloci e produttivi, rendendo il team working anche uno strumento di valorizzazione delle persone. Partire da loro, dalla loro competenza, dalla loro energia farà la vera differenza per apportare valore in contesti complessi e mutevoli in cui è necessaria l’integrazione di processi diversi. Crescendo tutti un po’. Filippo Antilici de Martini di Valle Aperta
