La tecnologia e l’ICT vive crescite esponenziali, e nell’era 2.0 non potevano esser da meno quelle degli e-book, dove Amazon la fa da padrone segnando un + 8% rispetto al 2012. Crollano invece le vendite dei libri cartacei, definiti ormai troppo pesanti. Il mondo é mobile, lo testimoniano le ingenti vendite di smartphone e tablet, che incalzano i laptop e i notebook.
É dunque d’obbligo adattarsi per non rimanere indietro, e prende cosi piedi nella PA e nelle PMI la digitalizzazione dei documenti. Più veloce e più leggero, queste le parole chiave del document management. Permette infatti di abbassare i costi di gestione degli archivi, ne migliora la qualità, l’efficienza e riduce l’utilizzo di carta.
Come tutto, anche il document management possiede l’altro lato della medaglia, trovando difficoltà nell’essere adottato per motivi che vanno dall’inadeguatezza dei sistemi tecnologici adottati e la mancanza di personale addestrato. La sua adozione é già avvenuta in più settori tra cui le conservazione a lungo periodo, la trasformazione delle pratiche cartacee in digitale, l’archiviazione digitale e l’automazione dei flussi documentali con clienti utenti.
La dematerializzazione dei documenti sottopone all’attenzione un problema non indifferente, laddove questi debbano subire integrazioni come delle firme. Per rendere e dare valenza legale a questi documenti, vi si deve apporre la firma grafometrica. Non più carta e penna,ma tablet e penna. Saranno questi gli strumenti che utilizzeremo per firmare documenti e sottoscrivere contratti con banche ed assicurazioni, ma anche con la pubblica amministrazione etc.
La firma grafometrica è ormai una realtà e lo sarà sempre di più visto che fa parte di un processo di dematerializzazione che sta investendo tutti i settori della società.
Cerchiamo di capire meglio di cosa si tratta. Per firma grafometrica si intende una modalità di Firma Elettronica Avanzata (FEA) apposta sopra un “pad” elettronico per mezzo di una “penna” elettronica. Il signature pad, oltre ad immagazzinare la firma sopra apposta, memorizza anche i cinque parametri biometrici che vengono richiesti in una perizia calligrafica: Ritmo, Accelerazione, Inclinazione, Pressione, Velocità. L’utente visualizza istantaneamente la propria firma, scegliendo al termine dell’operazione se confermare o annullare il tutto. Al termine dell’operazione, la firma viene registrata dal sistema informatico, controllata e collegata al documento firmato, affinché questo possa essere archiviato digitalmente con tutti i dati grafometrici.
Cosi configurata, la firma grafometrica permette la dematerializzazione di interi processi, con notevoli vantaggi in termini economici e ambientali. Offre il vantaggio di poter lavorare direttamente in digitale, dalla produzione del documento alla firma, andando a tagliare una buona parte dei costi dovuti alla “vecchia” digitalizzazione, in cui il documento partiva da cartaceo per poi essere scansionato e digitalizzato.
Sotto l’aspetto della sicurezza, chi ci garantisce che la firma non venga estrapolate per poi essere utilizzata per firmare altri documenti?i dati biometrici e la loro protezione, viene assicurata in ogni fase del processo attraverso molteplici livelli di controllo. I dati biometrici vengono collegati al documento e protetti da qualsiasi infiltrazione o modifica; l’hash del documento viene aggiunto ai dati biometrici della firma, collegandoli in maniera univoca. Questi vengono poi cifrati utilizzando una chiave pubblica di un certificato, per poi essere trasferito e/o trasmesso attraverso una connessione HTTPS.
La sicurezza delle trasmissioni viene garantita sia dall’utilizzo di certificati digitali,sia dai dispositivi hardware di acquisizione che garantiscono un’encryption dei dati trasmessi.
Il processo di dematerializzazione permetterà di abolire in grandissima parte, la produzione cartacea di tali documenti, ad eccezione delle copie da dover consegnare al cliente. In questa direzione, si stanno svolgendo studi ed analisi per valutare l’opportunità di abolire anche la copia per il cliente, sostituendola con una copia inviata all’indirizzo e-mail.
