COMUNICAZIONE

La riunione come metodo di lavoro nel 2020

26/11/2019
di Filippo Antilici

  1. La riscoperta dei meeting nell’era digitale

In un normale giorno di lavoro ciascun dipendente spende circa sei ore a scrivere o leggere e-mail, controlla la posta 74 volte e consulta il suo smartphone in 2617 occasioni.

Queste recenti evidenze di uno studio americano* la dicono lunga sulla inefficienza e la improduttività degli strumenti consegnatici dalla prima era digitale, che ostinatamente vengono utilizzati senza remore generando un costante stato di iperstimolazione, distrazione, isolamento e deresponsabilizzazione.

Trovano così terreno fertile i cosiddetti leoni da tastiera, che pensano di risolvere il problema scrivendo una mail ad un destinatario il quale legge quando può e replica, magari nottetempo (fa molto professionista smart), con nuove argomentazioni capaci di generare rimpalli infiniti. In copia ci sono poi spesso ignare “vittime” che assistono impotenti a questo ping-pong.

Quante volte è capitato, di fronte a un problema, di domandare: “hai parlato con tizio?”; risposta “gli ho scritto!”.  Cosa che nella migliore delle ipotesi allunga a dismisura i tempi di risoluzione del problema stesso, nella peggiore non serve a niente perché quella mail va ad accumularsi senza priorità nella casella di posta elettronica dell’interlocutore.

Lo stesso vale per gli altri mezzi di comunicazione oggi in uso, forse meno obsoleti della mail (che risale ai primi anni ’90) ma parimenti inefficaci nel loro attuale impiego inflazionato.

Ciononostante ne siamo assuefatti, anche se l’era digitale cui apparteniamo si sia da diverso tempo evoluta verso strumenti che si basano su piattaforme comuni e su “workflow” in cui ogni fase deve aggiungere valore a quella precedente senza rilavorazioni.

Caduto ormai il mito del multitasking - che è dimostrato come comporti una perdita di efficienza dal 40% al 60% grazie al potere delle interruzioni* e soprattutto rischi di generare lavori superficiali -   ci troviamo allora a dover riflettere su abitudini e strumenti palesemente inadeguati.

Questo, secondo un tipico cliché secondo cui anche chi è consapevole delle distorsioni derivanti da un utilizzo scriteriato degli strumenti digitali di prima generazione continua spesso a comportarsi esattamente allo stesso modo, alimentando una catena di disvalore nelle comunicazioni, nelle decisioni e nelle conseguenti azioni.  

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Per riprendere il bandolo della matassa è senz’altro utile un ritorno ai fondamentali della comunicazione nell’impresa, tra cui ritroviamo la buona vecchia riunione che aveva perso smalto proprio con l’avvento dei primi strumenti digitali.

L’efficacia della riunione era stata infatti gradualmente compromessa (e sovente lo è ancora) dal fatto che i partecipanti vengono distratti continuamente dal pc, dal web, dalle mail, dai messaggi whatsapp, ecc, che diluiscono il tempo utile e la relativa concentrazione: è diventato “normale” utilizzare in ogni momento le nostre “appendici” digitali, addirittura per commentare in diretta la riunione cui si sta partecipando. 

Fino a deviazioni come quella seguente, che sarà capitata a molti: durante un importante incontro decisionale lo sguardo del coordinatore si soffermò su un collega concentratissimo sul suo PC…. ebbene, stava guardando le sue mail completamente assorto ed assente!

Ma se il valore delle riunioni si è perso è anche perché sono troppe o male organizzate, e se ne sottovaluta la loro rilevanza come strumento di lavoro capace di:

  • Mettere la faccia sulle questioni in discussione, in contemporanea con gli altri, guardandosi negli occhi;
  • Agevolare il confronto e il sano contraddittorio nella comunità professionale;
  • Arrivare in tempo reale ad una soluzione, o comunque a generare un output utile a fare un passo avanti concreto.

 

  1. Rendere efficace il ritorno ai fondamentali nella comunicazione d’impresa

Perché ciò accada occorre darsi un nuovo metodo che - almeno in certi momenti topici - dia rigore alle regole del gioco in modo da rendere efficiente e profittevole la comunione di pensieri, patrimonio sempre più importante proprio nell’epoca digitale.  

Innanzitutto perché e quando organizzare una riunione. Per essere davvero utile la riunione deve rientrare in linea di massima in una di queste categorie:

  • riunioni informative, di condivisione o di allineamento, allargate a più persone possibili con l’obiettivo di avere tutti le stesse informazioni;
  • riunioni di problem setting o di problem solving, circoscritte a chi ha voce in capitolo rispetto al contenuto specifico con la finalità di mettere a fuoco bene il problema - cosa sempre troppo poco praticata - o di individuare le possibili soluzioni;
  • riunioni di impostazione, programmazione, progettazione, nelle quali tutti coloro che saranno chiamati a fornire un contributo su quel tema vengono coinvolti per schedulare tempi e responsabilità;
  • riunioni di avanzamento o di review, in cui si condividono in corso d’opera i risultati raggiunti, le aree di miglioramento e le necessarie azioni di rettifica;
  • riunioni di brainstorming, ma non più quelle “blue sky” in cui ognuno guarda il cielo e dice la qualsiasi: per rendere efficaci questi momenti occorre che ci partecipano tutte le persone che possono dare un contributo, anche laterale, e che sia stata fatta prima chiarezza sia sull’obiettivo che sulle regole con cui esprimersi;
  • riunioni di debreafing, come momento conclusivo di un evento o di un progetto in cui fare “spogliatoio”, condividere commenti, valutazioni e aree di miglioramento.
  • riunioni operative, nelle quali le sole persone che servono decidono il da farsi e mettono in cantiere il piano azioni esecutivo.

Potrebbero esserci altre (poche) casistiche sopra non considerate, o un ibrido di esse. Cosi come può accadere senza drammi che ci si incontri in riunione, improvvisamente e senza agenda, per fare insieme il punto su una situazione complessa della quale non se ne viene a capo.

Per il resto, con buona approssimazione si può dire che se una riunione non serve ad una delle finalità citate è meglio non darle seguito, perché si rischia di scivolare nell’inutile.  

Per far risultare efficace la riunione, la collocazione in uno dei citati cluster aiuta a prepararla adeguatamente e a definire lo specifico take away che ognuno dovrà ricevere una volta finito l’incontro. Si tratta dell’output che l’integrazione tra più persone è stato capace di generare, ed ha per questo un valore molto importante relativamente alle azioni/soluzioni decise insieme.

Affinché ciò accada serve un coordinatore del meeting che tiri le somme durante e dopo l’incontro, e soprattutto occorre che tutti i partecipanti siano capaci, per un verso, di esprimersi in sintesi ed in modo pertinente, per l’altro, di ascoltare gli altri nella disponibilità continua a mettersi in gioco senza innamorarsi delle proprie idee.

Quasi sempre è fondamentale anticipare nel dettaglio i contenuti e gli obiettivi della riunione, affinché ognuno arrivi all’incontro - momento topico di sintesi su quel tema - preparato e capace di dare un contributo qualificato.

Altro aspetto cui fare attenzione è la durata della riunione, la cui efficacia è inversamente proporzionale al tempo trascorso. Meglio riaggiornarsi se si va troppo per le lunghe. 

Delle decisioni assunte serve poi tener traccia, secondo un modello in cui risulti chiaro l’impegno che ciascuno si è preso davanti agli altri. I “verbosi” verbali di un tempo vengono sostituiti da agili format, diffusi a tutti coloro che hanno interesse alla questione discussa, che riassumono le decisioni prese e scadenzano in modo ordinato le successive fasi del percorso cui appartiene la riunione.

Correlato a questo tema c’è poi quello della stabilizzazione di quanto deciso insieme: può accadere di ritornare sui propri passi, ma la maggior parte delle volte sarà importante che la riunione sia uno step unidirezionale verso la soluzione del problema o del progetto, step valorizzato dal fatto che a compierlo è stata una comunità professionale, in un dato momento, sulla base di informazioni qualificate. Una piccola pietra miliare insomma.

Molte nuove soluzioni digitali sono di grande supporto in questo consolidamento delle decisioni, attraverso repository e piattaforme di condivisione che rappresentano -non solo idealmente- il link tra le più moderne tecnologie e il valore espresso da una comunità professionale durante una riunione. Tools di varia natura abilitano a connettere tra loro informazioni, decisioni e piani azione, dando un seguito strutturato al percorso di cui la riunione stessa fa parte; questi tools sono molto meno utili e più aridi quando finalizzati “stand alone” al controllo progettuale a se stante, come invece sovente ancora accade.

Insomma la tecnologia serve come volano delle idee che più persone hanno sviluppato insieme, e se ben utilizzata - con occhio sistemico - aumenta esponenzialmente la “messa a terra” di quelle idee.  

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Far convergere in momenti topici, le riunioni appunto, i contenuti lavorativi altrimenti dispersi in molti rivoli, supportando poi tali momenti con appropriati strumenti digitali che ne rilanciano l’efficacia, rappresenta dunque una sfida della nuova comunicazione industriale: coglierla è ormai una via necessitata dalla realtà delle inefficienze e disottimizzazioni operative che tutti oggi possiamo toccare con mano.

Per lavorare tutti meglio, in minor tempo e con maggiore efficacia. La qualità della nostra vita professionale passa anche da qui.

    

 

 

 

 Roma, 26 novembre 2019                                                    Filippo Antilici de Martini di Valle Aperta

*Harward Business Review - “The case for the 6-hour workday”

*Luciano Attolico, “Innovazione Lean”, Hoepli


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